ವ್ಯಾಪ್ತಿಯ ಪ್ರಕರಣಗಳು. ರಚನೆಯ ಸಲುವಾಗಿ

ತಮ್ಮ ಶಿರಚ್ಛೇದನೆ ಮೇಲೆ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳು ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಬೇಕಾದರೂ ಮಾಡಬೇಕು. GOST 51141-98 ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಪದ "ವ್ಯಾಪಾರ" ಒಂದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗೆ ಅರ್ಥ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ದಿಕ್ಕಿನಲ್ಲಿ ಸಂಬಂಧ ಮತ್ತು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ರಕ್ಷಣೆಯಡಿಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ಕಡತಕೋಶದಲ್ಲಿನ ಇರಿಸಿತು ದಸ್ತಾವೇಜುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬಹುದಾಗಿದೆ ಮಾಡುವುದು. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಂದು ತ್ವರಿತ ಹುಡುಕಾಟ ಅಗತ್ಯ ಘಟಕವನ್ನು ಅಭಿದಾನ ಅಫೇರ್ಸ್, ಸರಿಯಾದ ರಚನೆ, ಸಂಗ್ರಹ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯು ಪ್ರಕರಣಗಳು ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ವಾರ್ಷಿಕವಾಗಿ (ಬಾಹ್ಯ ಮತ್ತು ಆಂತರಿಕ ವಾತಾವರಣ ಪರಿಗಣನೆಯಿಂದ) ಮಾಡಬೇಕು.

ಯಾವಾಗ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ರೂಪಿಸುವ ಯಾವುದೇ ಘಟಕಗಳ ರೆಕಾರ್ಡ್ ಕೀಪಿಂಗ್ ಏಕೀಕೃತ ರಾಜ್ಯ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಮಾರ್ಗದರ್ಶನ ಮಾಡಬೇಕು. ಮುಖ್ಯ ನಿಬಂಧನೆಗಳನ್ನು GOST 51141-98, ರಷ್ಯನ್ ಸರ್ಕಾರದ ಆರ್ಕೈವ್ಸ್ ಇಲಾಖೆ ಮುಖ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚನೆಯಾಗಿರುತ್ತವೆ, ಮಾರ್ಗದರ್ಶನಗಳು ಸಂಸ್ಥೆಗಳು, ಸಾಕ್ಷ್ಯಚಿತ್ರ ವಸ್ತುಗಳ ಪಟ್ಟಿಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್. ಇದು ಅನುಸರಿಸಲು ಕಡ್ಡಾಯವಾಗಿದೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಂಗ್ರಹ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು. ಪ್ರತಿ ಇಲಾಖೆ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ನಾದ್ಯಂತ ಸಂಕೀರ್ಣ ರಚನೆ ಮತ್ತು ಅನೇಕ ಕ್ರಿಯೆಗಳ ಸಂಘಟನೆಯ ಸಂಘಟನಾ ದಾಖಲೆಗಳು, ರಚನೆ ಮತ್ತು ಅನುಕ್ರಮಣಿಕೆ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಮವಸ್ತ್ರವನ್ನು ತತ್ವಗಳನ್ನು ಮಾಡಿಕೊಂಡರೆ. ಆದ್ದರಿಂದ ಅಭಿದಾನ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಇಲಾಖೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿ, ಗುಣಮಟ್ಟದ ಸೇವೆ, ಯಾವುದೇ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಖಾತೆಗೆ ಪ್ರಮಾಣಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಅಗತ್ಯಗಳು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವ ರಚನೆಯಾದರೂ.

ಮೊದಲ ಹಂತದಲ್ಲಿ ಅಭಿದಾನ ಘಟಕ ಅಥವಾ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಒಳಗೊಂಡಿರಬೇಕು ಇದು ದಾಖಲೆಗಳ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು ಮತ್ತು ವಿಭಾಗಗಳು, ಗುರುತಿಸುವುದು. ನಾವು ರಚಿಸಲು ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದು ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣ ಪ್ರಮಾಣದ ವ್ಯಾಪ್ತಿಗೆ ಅಗತ್ಯದಿಂದ ಮುಂದುವರೆಯಬೇಕು. ನೀವು ನಾಮಕರಣ ವ್ಯಾಪ್ತಿಯ ಹೊಸ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ನೋಡಿ, ಅದು ಸೇರ್ಪಡೆ ಮಾಡಲು ಅಗತ್ಯ. ಫಾರ್ಮ್ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ನಾಮಕರಣ ಸಕಾಲಿಕ ಅಪ್ಡೇಟ್ ಇದು ಅನುಮತಿಸಬೇಕು. ಆದ್ದರಿಂದ, ಸೂಚಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಹೊಸ ಸೂಚ್ಯಂಕಗಳ ಸಾಧ್ಯತೆಗೆ ಮತ್ತು ಈಗಾಗಲೇ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ರೂಪುಗೊಂಡ ಹಿಂದೆ ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ ಸೂಚ್ಯಂಕಗಳು ಬದಲಿಗೆ ವರ್ಜಿಸಬೇಕು ಮಾಡಿದಾಗ. ಹಾದುಹೋಗುವ ಅಪೂರ್ಣ ವ್ಯಾಪಾರ ಮೂಲ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸಂರಕ್ಷಣೆಗಾಗಿ ಮುಂದಿನ ವರ್ಷದ ವ್ಯಾಪ್ತಿಯ ಮುಂದುವರೆಯಿತು.

ಪ್ರತಿ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಸ್ಪಷ್ಟ ಇರಬೇಕು ಮತ್ತು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಪ್ರಕರಣದ ಸಂಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಈ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಇಡಲಾಗಿದೆ ಎಂದು ದಾಖಲೆಗಳ ವಿಷಯ ಬಹಿರಂಗ. ಫೋಲ್ಡರ್ ಸೂಚಿಸಲಾದ ಸೂಚ್ಯಂಕ ಮತ್ತು ಮಾಡಬೇಕು ಬಡು ಕೇಸ್. ಪ್ರಕರಣಗಳು ಬಲವರ್ಧನೆ ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಆದೇಶಗಳನ್ನು, ಪ್ರೋಟೋಕಾಲ್ಗಳು, ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಹೀಗೆ, ಅತ್ಯಲ್ಪ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. , ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವರದಿಗಾರನೊಂದಿಗೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರದ ವರದಿಗಾರರೊಂದಿಗೆ ಕಚ್ಚಾ ವಸ್ತುಗಳ ಪೂರೈಕೆ, ಸಂಪರ್ಕಗೊಳಿಸುವುದಕ್ಕೆ ಒಂದು ಪ್ರಾದೇಶಿಕ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸಂಯೋಜಿತ, ಹೀಗೆ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಪ್ರಕರಣಗಳು ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ವಿವರ ಸಂರಚಿಸಬಹುದು.

ಯಾವಾಗ ಗುಂಪಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಣಾ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಗಮನ ಪಾವತಿಸಬೇಕೆಂಬ. ಕಾಂಟ್ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಮತ್ತು ಶಾಶ್ವತ ಶೇಖರಣಾ ಅಥವಾ ವಿವಿಧ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಗಳ ಒಂದು ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಗ್ಗೂಡಿಸಬೇಕೆಂದು. ಇದು ಕರಡು ವ್ಯವಹಾರದಲ್ಲಿ ಸೇರಿವೆ ಅನುಮತಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಬಿತ್ತಿಪಟಗಳನ್ನು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಅಥವಾ ಪ್ರತಿಗಳು ಆಯ್ಕೆಗಳನ್ನು ಗುಣಿಸಿದಾಗ. ವ್ಯವಹಾರಗಳ ರಚನೆಯನ್ನು ಎಲ್ಲಾ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಹಿಗಳು ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ಕ್ಲಿಯರೆನ್ಸ್ ಉಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ತಪಾಸಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ಇಂಡೆಕ್ಸಿಂಗ್ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಮತ್ತು ಆದ್ಯತೆಯ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಯ ದೃಷ್ಟಿಯಿಂದ ನೋಡಬೇಕು. ಮೊದಲ ಪ್ರಮುಖ ದಾಖಲೆಗಳು (ಆದೇಶಗಳನ್ನು, ನಿಯಮಗಳು ಅಥವಾ ಇತರ ನೀಡುತ್ತದೆ ಆಡಳಿತಾತ್ಮಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು). ವ್ಯವಹಾರಗಳ ನಾಮಕರಣ ಸೂತ್ರಗಳು ಮತ್ತು ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಶಿರೋನಾಮೆಗಳು ನಿಯಮಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಗ್ರಹ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಗಳು, ಆದೇಶ ಸ್ಥಳಾಂತರಿಸುವ ಹೊಂದಿರಬೇಕು. ವ್ಯಾಪ್ತಿಯ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಸ್ಥಾಪಿತ ವ್ಯವಸ್ಥೆ ಅನುಮೋದನೆ ಮತ್ತು ಒಪ್ಪಿಕೊಂಡರು ಪ್ರಕರಣಗಳು ಅಧಿಕಾರಿ ಪ್ರದೇಶ ರಾಜ್ಯ ಆರ್ಕೈವ್. ಅಭಿದಾನ ವರ್ಷದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಇದು ಪ್ರತಿ ವರ್ಗದಲ್ಲಿ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ತೆರೆಯಲಾಯಿತು ರೋಗಿಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ತೋರಿಸುವ ಅಂತಿಮ ದಾಖಲೆ ಬಿಡುಗಡೆ. ಶಾಶ್ವತ ಸಂಗ್ರಹಿಸಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವ ಅಥವಾ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಂಗ್ರಹ ಡಬ್ಬಿಗಳ ವಿಲೇವಾರಿ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಫೈಲಿಂಗ್ (ಪ್ರೌಢಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ) ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಯಿತು ಪ್ರಕಾರ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಇನ್ಸ್ಟ್ರಕ್ಷನ್ ಮೂಲಕ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹಕ್ಕಿನ.